Guía completa de Trello: consejos, trucos y todo lo que debes saber del gestor de tareas
Trello es una de las herramientas que se utilizan constantemente en entornos profesionales y estudiantiles gracias a lo cómodas que resultan todas sus funciones. Si quieres conocer la aplicación a fondo, con esta guía te convertirás en todo un profesional.
Trello es una herramienta tan utilizada en entornos laborales que algunas empresas piden tener conocimientos sobre ella en las ofertas de trabajo. No es para menos, cuando se realizan proyectos en equipo es muy útil de cara a organizar las tareas y comprobar en cuestión de segundos en qué fase se encentra cada una de ellas.
Son distintas las posibilidades que ofrece Trello para adaptarse a las necesidades existentes. Catalogado como un programa de gestión, puede servir en una empresa para ordenar proyectos y automatizar los pasos, pero también en la vida privada de cada uno para organizar los estudios académicos o el esquema de una novela.
Por eso hemos preparado una guía de uso de Trello que te será muy útil si quieres o necesitas esta herramienta. Aunque es muy sencillo acceder a ella y realizar un uso superficial, tiene muchos aspectos por descubrir que seguramente te interesarán. Así que vamos con nuestra guía, seguro que cuando la acabes sientes que conoces y necesitas Trello.
Trello: una herramienta que destaca desde el primer vistazo
El diseño de Trello es mucho más espectacular de lo que se puede pensar en un primer momento. Su principal ventaja está en conseguir algo especialmente complicado: te haces una idea muy clara sobre cómo se utiliza al instante.
Esta herramienta resulta muy útil por varios motivos, pero ante todo por haber sabido trasladar a formato digital lo que antes podía ser una pizarra con cientos de pósit, pero de forma mejorada y sin añadir ningún detalle que sobre.
En esta pizarra digital pueden trabajar múltiples usuarios a la vez sin entorpecerse, está disponible en español y además del texto y los esquemas se utilizan los colores para organizar todo el trabajo. Tal como comentamos, todo esto siempre con la idea de que todo su uso sea sencillo y fácil de aclararse en un ojeada.
Fácil y barato, incluso gratuito si no necesitas demasiado
Acceder a Trello es muy sencillo. Basta con entrar en la página web de la herramienta y registrarte con un par de clics, sea mediante los datos que incluyas a mano o con tu cuenta de Google, Microsoft o Apple. De cara a gestionar los proyectos, con que haya un usuario como administrador ya basta para poder crearlos y que tengan acceso a ellos un número limitado de personas.
Como ocurre con otras tantas aplicaciones enfocadas al mundo laboral, existen distintos planes de pago, 3 distintos: Free, Business Class y Enterprise. En general son muy ajustados a la realidad existente en cuanto a los precios, ya que un usuario normal puede utilizar el plan gratuito para la mayoría de tareas que puede necesitar y el Enterprise, enfocado para grandes proyectos con muchos usuarios, no conlleva demasiado coste. Para una empresa pagar 17,50 dólares al mes no supone prácticamente nada.
Las principales diferencias entre los planes se encuentran en el número de tableros y usuarios que se pueden crear y las posibilidades de administración posibles. En caso de que se tenga un proyecto especialmente complicado o problemático y se quiera que una persona tenga un control superior al del resto y deba gestionarlo, el modelo Enterprise resultará más interesante. Pero conviene detenerse en las distintas características de los planes antes de dar el paso.
La base: tableros, categorías y tarjetas
Pero empecemos a ver cómo es Trello por dentro y vamos a tomar en cuenta tres elementos clave de esta herramienta: tableros, categorías y tarjetas.
Empecemos por los tableros, que son los espacios de trabajo en los que se desarrollarán los proyectos. Una vez te has registrado en Trello y has accedido a la web, tienes la opción de crear uno desde cero o partir de una plantilla. Si vas a hacer lo primero, te aparecerá la pestaña para añadir el nombre y la posibilidad de elegir si quieres que sea público o privado.
Te recomendamos que optes por la opción de ponerlo privado para que controles quién accede a la información. Aunque en ambas solo lo editarán quienes tú lo permitas, son contados los casos en los que uno puede querer que cualquiera lo lea.
Además, también es posible cambiar la imagen de fondo, pero esta opción está disponible en todo momento si lo quieres hacer en el futuro.
Cuando lo crees te aparecerá por defecto uno como este que te mostramos más abajo, con tres categorías (también llamadas listas): Lista de Tareas, En proceso, Hecho. Puedes crear tantas categorías como quieras y ponerles el nombre que desees. En el lado derecho aparece la opción Invitar con la que añades a otras personas solo con introducir su correo electrónico.
En cada categoría es posible crear tarjetas con el nombre que desees de cara a organizar el trabajo y en qué momento se encuentra, a quien le corresponde, así como su prioridad. En principio, verás que solo aparece el título de las tarjetas que tengas.
Si quieres moverlas de un lado a otro, se desplazan con el ratón, basta con clicar en una para moverla sin mayores problemas ni necesitar confirmación.
Puedes clicar en cada tarjeta que hayas creado para abrirla y añadir o leer información. Esto resulta muy interesante en el seguimiento del proyecto de cara a conocer el estado exacto en el que se encuentra, etiquetar a personas y dejar recordatorios. Cualquiera al que le hayas dado permiso tiene la libertad de modificarla.
Cuando sientas que tienes muy desordenado una categoría, Trello te da la opción de organizarla con un par de clics. Pulsas en los tres puntos superiores de alguna de ella y le das a Ordenar. Tal vez te parezca que ofrece pocas opciones, pero te aseguramos que es muy útil cuando trabajas con un buen número de tarjetas.
Aprovechar al máximo las tarjetas
Las tarjetas se pueden aprovechar de una forma espectacular mediante una serie de añadidos que permite la herramienta que van desde etiquetas a pegatinas, caducidad y otras tantas opciones que resultan muy interesantes.
Lo primero que debemos apuntar respecto a este tema es que al trabajar varias personas en los proyectos podemos ver cuáles han sido los últimos movimientos que se han realizado, como si una tarjeta se ha movido de una categoría a otra o si se han realizado apuntes o actualizaciones sin que se hayan movido, del mismo modo que nos avisará sobre notificaciones o si alguien nos cita.
Para abrir las opciones que existen en cada tarjeta basta con hacer doble clic en cualquier pestaña o pulsar sobre el lápiz de la esquina superior derecha. Al abrirse se pueden ver un buen número de posibilidades que incluyen añadir un código de colores, mejorar la descripción, anotar la actividad, etiquetar, sumar miembros, poner fecha de inicio o vencimiento…
Al estar cada una de las opciones en español no existe pérdida alguna. Aunque si es interesante que antes de empezar un proyecto se prepare un libro de estilo para no caer en la sobreinformación o falta de esta, algo habitual cuando todo el mundo quiere tomar la iniciativa.
¿Merece la pena cambiar a Business Class?
A la hora de valorar cualquier herramienta siempre está bien saber si compensa hacerse con un programa que vaya más allá del gratuito y en el caso de Trello es algo que debe tomarse especialmente en cuenta si se va a trabajar en equipo y se utilizará la aplicación como herramienta preferente de gestión.
Además de un buen número de diseños complementarios y más adaptados a los distintos proyectos que se manejen, hay que añadir la posibilidad de observar todas las tareas en el calendario propio o en plano, generar estadísticas, métricas de trabajo y una posibilidad que multiplica la funcionalidad de Trello: conectarlo con otras aplicaciones.
Hasta 100 aplicaciones se pueden complementar con Trello en esta suscripción para poder mover avisos, añadir a calendarios, sincronizar eventos o generar informes.
Entre las aplicaciones con las que se puede conectar se encuentran todo el paquete de herramientas de Google, Slack o Salesforce, pero existe un amplio abanico.
La herramienta a la que siempre le sacarás partido
Trello es una aplicación muy útil para cualquiera que desee organizar su trabajo en un mismo tablero para mejorar la gestión o poder analizar de un solo vistazo en qué punto se encuentran las distintas tareas.
Sea para mejorar tu proyecto o porque vas a trabajar en una empresa donde se utiliza, te recomendamos que te registres y empieces a utilizar Trello. Es muy fácil aprender a gestionarlo y en cuestión de poco tiempo podrás conocer lo suficiente como para utilizarlo en tu día a día al nivel que te solicite tu empresa.
